Cumulus sauvegarde, par défaut, les métadonnées dans des catalogues qui sont séparés des assets. Cela offre plusieurs avantages par rapport aux systèmes qui vous obligent à stocker les métadonnées à l’intérieur des fichiers originaux; toutefois ce stockage des informations dans l’asset peut parfois être nécessaire. Heureusement, Cumulus vous permet de faire les deux !

Ce terme du mois explique ce qu’est l’écriture des métadonnées, quand est-ce qu’elle est pertinente, et pourquoi il est si important que Cumulus propose l’écriture des métadonnées en option plutôt que comme une obligation.

Une approche hybride du stockage des métadonnées

Les systèmes d’exploitation stockent les métadonnées à l’intérieur des fichiers d’assets. C’est ainsi que le nom d’un fichier, sa taille, sa date de modification ainsi que d’autres informations, “voyagent” avec ce fichier d’un ordinateur à un autre. C’est également ainsi que toutes ces informations sont importées, en premier lieu, dans Cumulus . A première vue, le stockage interne des métadonnées paraît une excellente idée—tout vit à l’intérieur même de l’asset, peu importe où cet asset se trouve.

Cependant, il y a des raisons importantes pour lesquelles le stockage interne des métadonnées n’est pas une si bonne alternative, surtout si c’est la seule disponible :

• La perte de Métadonnées – Si vous perdez ou endommagez un fichier, vous perdez aussi toutes ses métadonnées.Vous pourriez évidemment avoir des sauvegardes de fichiers, mais avez-vous vraiment envie de garder de nouvelles copies d’un fichier Photoshop de 200 Mo, chaque fois que vous mettez à jour certaines de ses métadonnées ?
• La recherche de métadonnées des fichiers hors connexion – À moins que tous vos fichiers ne soient en ligne, vous ne serez pas en mesure de rechercher leurs métadonnées. Cela signifie que toutes ces années d’archives de CD / DVD doivent également être stockées sur des disques durs accessibles au système DAM. Sinon, vous ne pouvez pas effectuer de recherche sur leur contenu.
• Gestion des métadonnées – Lorsque vous avez deux (ou plusieurs) copies d’un fichier, comment gérez-vous le contenu des métadonnées ? Vous pourriez faire une mise à jour des métadonnées d’une seule copie, mais si vous avez 1000 autres exemplaires en circulation, cela ne va pas être très utile étant donné que ces derniers auront des métadonnées obsolètes—et pire—aucune indication des métadonnées qui sont obsolètes.
• La flexibilité des métadonnées – La liste des types de métadonnées que les fichiers peuvent contenir est assez limitée, et la plupart des formats de fichiers ne prend pas du tout en charge l’intégration des métadonnées personnalisées.Exemple : Vous pouvez facilement ajouter des informations métadonnées standards IPTC ou XMP dans une image JPEG, mais vous ne pouvez pas faire la même chose avec une présentation PowerPoint. En outre, Cumulus supporte différents types de métadonnées complexes et puissants tels que les annotations audio, les zones de commentaires graphiques et les catégories hiérarchiques. Mais aucun format de fichiers ne supporte l’intégration d’informations de ce type.

Les catalogues de métadonnées Cumulus sont conçus pour résoudre tous ces problèmes, et plus encore. Mais ils ne résolvent pas une préoccupation importante :Les notices copyright et autres restrictions importantes à l’usage qui voyagent avec vos fichiers, peu importe où vont ces fichiers.

Pour y remédier, Cumulus utilise l’écriture des métadonnées, à travers laquelle Cumulus intègre à votre assets les métadonnées que vous avez ajoutées ou modifiées dans Cumulus. Le processus est transparent pour l’utilisateur, on peut donc compter sur son traitement de façon efficace.

Dans la pratique, c’est simple: les utilisateurs modifient les métadonnées, comme d’habitude, mais lorsqu’ils sauvegardent l’Enregistrement d’Asset, Cumulus écrit les métadonnées à l’intérieur de l’asset lui-même. Ensuite, les métadonnées incorporées iront là où va le fichier.

Afin de tirer profit des avantages de l’écriture des métadonnées, Cumulus vous donne également la possibilité de transférer les métadonnées entre champs. Cela signifie que vous pouvez profiter des standards courants de métadonnées pour stocker et transférer des informations pour lesquelles ils ne sont pas spécifiquement prévus.

Pour en savoir plus sur la façon dont Cumulus peut écrire les métadonnées dans des assets, ne manquez pas l’astuce Cumulus, Ajouter une information licence (et plus) à chaque photo que vous distribuez.