Wer behauptet, Geschichte kann man nicht neu schreiben?

Der Cumulus Vault ermöglicht das Auschecken von Dateien für die Bearbeitung, die anschließend als neue Version wieder eingecheckt werden können. Beim Einchecken der Assets ist es möglich, einen Kommentar zu verfassen, der Auskunft über die vorgenommene Bearbeitung gibt. Aber wie können diese Kommentare nachträglich geändert werden? Und wie können Kommentare zu Versionen abgegeben werden, die bisher noch keinen Kommentar hatten?
In diesem Power-Tipp erfahren Sie, wie Sie mit dem Cumulus Native Client oder Internet Client Pro Versionskommentare hinzufügen bzw. aktualisieren können.

Cumulus Vault in Kürze

Der Cumulus Vault ist eine Software-Komponente, die in jedem Cumulus Server enthalten ist. Der Cumulus Vault ermöglicht die Versionsverwaltung von Assets jeden Dateityps.
Wenn ein Benutzer eine Datei bearbeiten möchte, checkt er sie aus Cumulus aus. Während eine Datei ausgecheckt ist, können andere Benutzer keine weiteren Versionen für diese Datei katalogisieren. Auf diese Weise wird das gleichzeitige Bearbeiten einer Datei durch mehrere Benutzer verhindert. Ist die Bearbeitung der Datei abgeschlossen, wird sie wieder eingecheckt. Cumulus erstellt automatisch eine neue Version des Assets und der Benutzer kann dazu einen Kommentar über die vorgenommenen Änderungen schreiben.

Es können beliebig viele Asset-Versionen im Vault gespeichert werden, auf die jederzeit wieder zugegriffen werden kann. Der Zugriff auf aktuelle und ältere Versionen wird über Benutzerberechtigungen geregelt. So ist es möglich, zum Beispiel Vertriebsmitarbeitern nur fertiggestellte, freigegebene Assets anzuzeigen, während dem Produktionsteam Zugriff auf alle Versionen gewährt wird.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Versionskommentare bearbeiten können und Versionen ohne Kommentare nachträglich mit neuen Kommentaren versehen können.

Note: Voraussetzung für das Auschecken von Assets und das Anzeigen von Versionshistorien ist, dass Ihr Katalog für die Zusammenarbeit mit Cumulus Vault konfiguriert ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Cumulus Administrationshandbuch unter „Vault konfigurieren“.

Die Historie ändern

Als Beispielkatalog zur Veranschaulichung dieses Tipps dient ein Katalog von Canto, auf den über das Web mit dem Internet Client Pro zugegriffen wird. Sie können jeden beliebigen Katalog verwenden, dieser muss jedoch für die Zusammenarbeit mit dem Cumulus Vault konfiguriert sein. Zusätzlich muss Ihr Benutzerkonto die nötigen Berechtigungen für Zugriff und Bearbeitung der Versionskommentare haben.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Asset und wählen die Option Historie zeigen aus dem Kontextmenü aus.
Ein Rechtsklick auf ein Asset öffnet das Kontextmenü. Rechts im Bild ist ein
ausgechecktes Asset zu sehen (siehe Markierung „Checked out“).
2. Das Fenster Versionshistorie öffnet sich. Es enthält eine Auflistung aller Versionen des Assets. In der folgenden Beispielabbildung sind drei Versionen eines Assets zu sehen.
Das Fenster Versionshistorie enthält die Versionsnummer (1); das Eincheck-Datum der Version (2);
Angaben zum Benutzer, der die Version eingecheckt hat (3); zu der Version abgegebene Kommentare (4);
ein Symbol zum Bearbeiten der Kommentare (5); eine Miniatur der Version (6);
ein Symbol, mit dem die Version als aktuelle Version gesetzt werden kann (7)
und ein Symbol zum Löschen der Version (8).
3. 3. Um Versionskommentare hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie als Nächstes auf das Bearbeitungssymbol (Ziffer 5 in der obigen Abbildung). Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Kommentare hinzufügen oder bearbeiten können. Klicken Sie anschließend auf OK, um vorgenommene Einträge zu speichern.
Bearbeiten Sie Kommentare und speichern Ihre Änderungen mit OK. Praktisch ist
ein Internet-Browser mit Rechtschreibprüfung! that’s an added bonus!

Anwendungsbeispiele

Das Bearbeiten oder Hinzufügen von Versionskommentaren katalogisierter Assets kann in verschiedenen Situationen sinnvoll sein:

• Original-Versionen von Assets – Die erste Version eines Assets enthält standardmäßig keinen Kommentar. Wenn jedoch neue Versionen hinzukommen, kann es hilfreich sein, auch das Original-Asset mit einem Kommentar über dessen Status zu versehen. Beispiel: „Originalversion gültig ab Cumulus 7.0“.
• Fehlerkorrektur nach Freigabe – Auch wenn ein Asset bereits freigegeben ist, können gelegentlich Fehler auftauchen. Nachdem Sie die Fehler korrigiert und die neue Version in Ihren Katalog eingecheckt haben, macht es Sinn, den Kommentar der fehlerhaften Version ebenfalls entsprechend zu ändern. Beispiel: „Diese Version enthält einen Formatierungsfehler, der in der Folgeversion korrigiert wurde.“
• Geänderte Versionsreihenfolge – Wenn Sie eine ältere Version eines Assets zur aktuellen Asset-Version machen möchten, sollte auch der Versionskommentar entsprechend geändert werden. Beispiel: „Diese Version ist Version 2 – als aktuell gesetzt.“
• Auskunft über gelöschte Versionen – Wenn Sie eine Asset-Version löschen, können Sie in anderen Versionen per Kommentar Auskunft darüber geben, warum die „fehlende“ Version gelöscht wurde. Beispiel:„Die dieser Version vorausgehende Version wurde gelöscht, weil sie ein Duplikat war.“

Weitere Informationen über das Konfigurieren eines Kataloges für die Zusammenarbeit mit dem Cumulus Vault und das Verwenden von Vault-Funktionen wie Check-In/Check-Out und Anzeigen der Versionshistorie finden Sie im Cumulus Client Benutzerhandbuch.

Informationen über das Konfigurieren des Cumulus Vault für Ihren Cumulus Server finden Sie im Cumulus Administrationshandbuch.

Hinweis: Dieser Power-Tipp gilt für alle Editionen ab Cumulus 7.