Farb-Etiketten als praktische Möglichkeit, das Vorhandensein oder Fehlen von Werten in anderen Metadatenfelder visuell anzuzeigen

Wie lässt sich optisch am besten anzeigen, dass die Metadaten eines Datensatzes nicht vollständig sind? Klare Antwort: Mit einem knallroten Etikett? Und das Gute daran: Cumulus kann den Wert für ein solches Etiketts automatisch setzen!

Wie das geht? Mit Feldformen! Per Feldformel können die Werte (Farben) eines Etiketts automatisch auf der Basis von Werten eines anderen Metadatenfeldes gesetzt werden. Auch fehlende Werte lassen sich anzeigen!

Eine Art Listenfeld mit Farben

Ein Cumulus Etikett-Feld ist mit einem Listenfeld vergleichbar. Anstelle eines Textmenüs enthält es ein Menü mit Farbbalken. Benutzer können aus diesem Menü eine Farbe auswählen, deren Wert dann im Etikett-Feld gespeichert wird.

Mit Feldformeln können Etikett-Farben (Elemente) getestet und sogar automatisch gesetzt werden. Wichtig ist dabei, dass die Formel nicht das Element selbst verwendet, sondern dessen ID (Abbildung 1).

Das in Abbildung 1 gezeigte Etikett-Feld hat drei Farbwerte (Elemente), jedes mit einer eigenen Kennnummer (ID). Verwenden Sie diese ID-Nummern, um Etikett-Werte in Feldformeln zu referenzieren. Einmal vergebene IDs verändern sich nie. Das heißt, Sie können die Farben in Ihren Etikett-Feldern beliebig ändern, jederzeit neue Werte hinzufügen oder vorhandene löschen, ohne dass dadurch vorhandene Formeln beeinträchtigt werden. (Bereits vergebene IDs werden von Cumulus nicht wiederverwendet, auch dann nicht, wenn das entsprechende Element gelöscht und ein neues erstellt wird.)

Ein Metadatenfeld für Farb-Etiketten einrichten

Als einfaches Beispiel für diesen Power-Tipp dient folgendes Szenario:

• Wenn Metadaten vorhanden sind, wird ein grünes Etikett verwendet.
• Wenn keine Metadaten vorhanden sind, wird ein rotes Etikett verwendet.
• Als Sicherheitsmassnahme wird zusätzlich ein schwarzes Etikett verwendet, um fehlerhafte Bedingungen anzuzeigen.

Und los geht’s:

1. Fügen Sie Ihrem Katalog als Erstes ein neues Etikett-Feld hinzu und erstellen Sie für dieses Feld entsprechende Farb-Elemente wie in Abbildung 1. Benennen Sie das Feld beliebig (Beispielname für diesen Power-Tipp: „Metadaten-Indikator“). Ob Sie beim Erstellen des Feldes gleich die richtigen Farben treffen, ist nicht wichtig. Die Farben können auch nachträglich korrigiert werden (über den Farb-Editor, der sich mit einem Doppelklick auf eine Farbe öffnet). Es ist für diesen Tipp völlig ausreichend, wenn Sie drei Farben definieren, die den Farben in Abbildung 1 mehr oder weniger entsprechen. (Vergessen Sie nicht, das neu erstellte Feld („Metadaten-Indikator“) (mindestens) einer Ansicht hinzuzufügen, damit es angezeigt wird!)
2. Als Nächstes legen Sie das Feld fest, dessen Metadaten überprüft werden sollen. Jeder Feldtyp kann verwendet werden. Für diesen Power-Tipp wird das Textfeld „Beschreibung“ verwendet.

Die Logik

Bevor Sie das Feld „Metadaten-Indikator“ mit einer Formel versehen wird, ein kurzer Blick in die Logik der Formel.
Das Ziel ist es, sehen zu können, ob das Feld „Beschreibung“ Metadaten enthält oder nicht. Die Formel muss also folgende Schritte durchführen:

• Das Feld „Beschreibung“ überprüfen.
• Wenn das Feld „Beschreibung“ Daten enthält, wird das Feld „Metadaten-Indikator“ auf 1 gesetzt (grün).
• Wenn das Feld „Beschreibung“ leer ist, wird das Feld „Metadaten-Indikator“ auf 2 gesetzt (rot).
• Wenn (aus unerwarteten Gründen) keine dieser beiden Bedingungen zutrifft, wird das Feld „Metadaten-Indikator“ auf 0 gesetzt (schwarz).

Die Formel

Formeln werden immer über die Feldeigenschaften des Feldes eingerichtet, dessen Werte mit der Formel aktualisiert werden sollen. In diesem Beispiel wird die Formel daher dem Feld „Metadaten-Indikator“ hinzugefügt.

3. Öffnen Sie die Feldeigenschaften des Feldes „Metadaten-Indikator“.
4. Öffnen Sie die Registerkarte „Feldwerte“ und aktivieren die Option „Auf Formeln basierende Feldwerte“ (siehe Abbildung 2).



Definieren Sie die Formel in den Feldeigenschaften, in denen Sie auch die Etikett-Elemente (Farben) definieren. Ein Fallback-Wert wird verwendet, wenn die Formel aus unbestimmtem Grund fehlerhaft ist bzw. nicht korrekt durchgeführt werden kann.

5. Geben Sie die folgende Formel ein (siehe Abbildung 2):

Die Auflösung

Um zu verstehen, was die Formel bewirkt, hier die Auflösung und Erklärung zu den einzelnen Komponenten: Die Funktion fieldHasValue gibt Cumulus die Anweisung zu überprüfen, ob das in Klammern folgende Feld einen Wert enthält. Dieser Teil der Formel wird „Testbedingung“ genannt. Dieser Teil der Formel wird „Testbedingung“ genannt.
Ihr folgt ein Fragezeichen. Das Fragezeichen trennt die Testbedingung von der zweiten Komponente, der „Aktion“.

Die Aktionskomponente einer Formel enthält immer zwei mögliche Werte: Und das ist zum einem, was Cumulus tun soll, wenn die Bedingung wahr ist, und zum anderen, was Cumulus tun soll, wenn die Bedingung nicht war ist. In der Regel besteht eine solche „Aktion“ darin, das Feld, für das die Formel bestimmt ist, mit einem Wert zu versehen. Und genau wird jetzt bewirkt.

In der hier verwendeten Formel ist die „1“ der Wert, den das Feld „Metadaten-Indikator“ erhalten soll, wenn es Daten enthält (wahre Bedingung), und die „2“ der Wert, den es erhält, wenn das Ergebnis „falsch“ ist. (Zur Erinnerung: Die Zahlen entsprechen den ID-Nummern der Farben in dem Feld „Metadaten-Indikator“.)

Cumulus liest die gesamte Formel wie folgt:
Wenn das Feld „Beschreibung“ einen Wert hat, setze den Wert vom Feld „Metadaten-Indikator“ auf 1 (grün). Wenn das Feld „Beschreibung“ leer ist, setze das Feld „Metadaten-Indikator“ auf 2 (rot).

Der Nutzen

Bei jedem neu katalogisierten Asset und jedes Mal, wenn ein Asset-Datensatz aktualisiert wird, setzt Cumulus die Formel automatisch ein und aktualisiert den Wert des Feldes „Metadaten-Indikator“ entsprechend.

Abbildung 3 zeigt die Formel in Aktion in einer Ansicht, die zur Veranschaulichung erstellt wurde. Abbildung 4 zeigt ein praktisches Beispiel: Neu katalogisierte Assets werden mit Hilfe einer einfachen Formel unmittelbar mit einem farbigen Etikett versehen. So lässt sich sofort erkennen, welche Datensätze unvollständige Metadaten haben.