Die Cumulus Quicksearch (Schnellsuche) funktioniert ähnlich wie die Suche mit einer Internet-Suchmaschine: Einfach einen Suchbegriff in das Textfeld eingeben und schon werden Ihnen entsprechende Ergebnisse angezeigt. Schnell und einfach.

Im Gegensatz zu Internet-Suchmaschinen wird mit der Quicksearch jedoch nicht immer „alles“ durchsucht. Jeder Cumulus Benutzer kann individuell festlegen, welche Metadatenfelder bei der Suche berücksichtigt werden sollen. So mag ein Layouter zum Beispiel vorzugsweise nach Schlagwörtern suchen, während jemand, der Metadaten bearbeitet, vielleicht eher nach dem Status oder dem Namen eines Fotografen sucht. Oder mit anderen Worten: Der eine sucht ein Foto von einer „Rose“, während der andere ein Foto des Fotografen „Rose“ sucht.

Standardmäßig werden bei der Quicksearch folgende Metadatenfelder durchsucht:

• Datensatzname
• Dokument-Text (seit Cumulus 7.6 Standardfeld für die Schnellsuche)
• Notizen
• Schlagwörter
• Kategorien

Benutzer können die Zusammenstellung der Felder ändern und beliebig viele weitere Felder für die Quicksearch hinzufügen. Und hierfür gibt es sogar eine Art „Abkürzung“, eine praktische Möglichkeit, wenn Sie eine bestimmte Auswahl an Metadatenfeldern festlegen wollen, oder sogar alle Metadatenfelder eines Kataloges durchsuchen sollen:

Sie richten ein sogenanntes „Depotfeld“ für Metadaten ein.

Die Vorteile eines Metadaten-Depotfeldes

Über eine Feldformel kann Cumulus die Inhalte beliebig vieler Metadatenfelder jedes Mal, wenn ein Datensatz aktualisiert wird, automatisch in ein einziges Metadatenfeld kopieren. Und dies hat den Vorteil, dass Sie nicht mehr jedes Feld einzeln für die Suche indizieren müssen, sondern einfach nur dieses eine Feld durchsuchen können.

Für die Verwendung als „Depotfeld“ eignet sich jedes Metadatenfeld vom Typ „Text“. Der Einfachheit halber wird in diesem Power-Tipp das Cumulus Standardfeld „Notizen“ verwendet. Wenn Sie Ihr Notizenfeld bereits für andere Zwecke verwenden, wählen Sie einfach ein anderes Feld aus oder erstellen Sie in Ihrem Katalog ein neues Textfeld, das Sie als Depotfeld verwenden.

Es ist nicht erforderlich, dass Sie das Depotfeld bestimmten Ansichten-Sets hinzufügen. (Und das wollen Sie auch nicht, denn die Benutzer sollen den Inhalt des Feldes nicht bearbeiten können.) Cumulus durchsucht dieses Feld bei der Quicksearch im Hintergrund, für die Benutzer nicht sichtbar. Es werden einfach die gesuchten Ergebnisse angezeigt.

Eine Feldformel erstellen

Voraussetzung für das Erstellen oder Bearbeiten einer Feldformel ist, dass Sie als Benutzer die nötigen Rechte dazu haben oder sich als Cumulus Administrator einloggen. Wenn Ihr Katalog geöffnet ist:

Deaktivieren Sie für das Depotfeld die Option „Änderbar“, damit der Feldinhalt nicht von Benutzern, sondern nur von
Cumulus geändert werden kann.

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Einstellungen und klicken auf den Bereich Katalogeinstellungen.
2. Suchen Sie das Feld Notizen (oder ein beliebiges anderes Textfeld, das Sie verwenden möchten) und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderbar.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften und anschließend auf den Bereich Feldwerte.

Geben Sie die von Ihnen gewünschte Formel ein und wählen die Feldnamen und die
verschiedenen Cumulus Formelfunktionen bequem aus den Drop-Down-Menüs aus.

In der obigen Abbildung sehen Sie den Bereich, in dem die Feldformeln eingegeben werden.
Bevor Sie festlegen, welche Felder in das Depotfeld kopiert werden sollen, schauen Sie sich die folgende Beispielformel an:

Sie können diese Formel direkt von dieser Webseite in Ihre Cumulus Anwendung kopieren. Sie gibt Cumulus folgende Anweisungen:

1. Kopiere den Inhalt aus dem Feld „Autor“ in dieses Feld, füge ein Leerzeichen ein und
2. kopiere den Inhalt aus dem Feld „Beschreibung“ in dieses Feld, füge ein Leerzeichen ein und
3. kopiere den Inhalt aus dem Feld „Copyright-Vermerk“ in dieses Feld, füge ein Leerzeichen ein und
4. kopiere den Wert aus dem Listenfeld „Status“ in dieses Feld.

Das Leerzeichen ist erforderlich, um die Werte der einzelnen Felder von einander zu trennen. Mit dem Plus-Zeichen erhält Cumulus die Information, dass ein weiterer Wert folgt. Beachten Sie den Zusatz in der letzten Zeile, der nötig ist, um den Wert eines Listenfeldes zu erhalten.

Hinter dem Wort „fieldValue“ steckt eine Funktion, die auf den Wert des jeweiligen Metadatenfeldes zugreift. Weitere Informationen zu dieser (und allen anderen Funktionen) erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus in ein Wort klicken und Strg-Q drücken. Ein Hilfetext wird angezeigt. (Beachten Sie auch die anderen zur Verfügung stehenden Funktionen im Drop-Down-Menü der Schaltfläche Funktionen.)

Sie können diese Feldformel als Vorlage verwenden und sie mit beliebig vielen Text- oder Listenfeldern aus Ihrem Katalog erweitern.

In dem Bereich „Fehler bei Formeln“ in den Feldeigenschaften des jeweiligen Feldes können Sie festlegen, wie Cumulus fehlerhafte Formeln (z. B. bei Syntaxfehlern) handhaben soll. Auf diese Weise können Sie Fehler finden und beheben.

Hinweis: Über das Drop-Down-Menü der Schaltfläche Felder erhalten Sie einen Überblick über alle vorhandenen Felder in Ihrem Katalog.

Die Formel in Aktion

Wie bereits erwähnt, ist es nicht erforderlich, das Depotfeld den Ansichten-Sets hinzuzufügen. In der folgenden Abbildung wurde das Beispiel-Depotfeld „Notizen“ nur zur Veranschaulichung einem Ansichten-Set hinzugefügt.

Dieses Ansichten-Set zeigt die vier Felder, deren Inhalte in das Depotfeld „Notizen“ aufgenommen werden. Die verschiedenen Farben lassen einfach erkennen, wie die Werte in das Feld aufgenommen werden. Werte aus verschiedenen Feldern können jetzt bequem in nur einem einzigen Feld gesucht werden.

Jedes Mal, wenn dieser Datensatz aktualisiert wird, werden die Inhalte der Felder in das Feld Notizen kopiert, das hier als „Depotfeld“ für Metadaten verwendet wird.

Wenn Sie ein Feld als Depotfeld auswählen, das nicht standardmäßig bei der Quicksearch berücksichtigt wird, denken Sie daran, dass Sie dieses Feld für die Quicksearch indizieren und fordern Sie auch alle anderen Benutzer auf, dies zu tun.

Nach den Inhalten Ihres Depotfeldes können Sie nicht nur über Quicksearch, sondern auch über das Suchfenster suchen. Und Sie können beliebig viele Depotfelder mit genau den Werten erstellen, die Sie benötigen.