Digital Asset Management hilft Ihnen, das zu finden, was Sie brauchen. Manchmal kommen Sie noch schneller ans Ziel, wenn Sie gezielt eingrenzen! Lernen Sie in diesem Power-Tipp den Cumulus „Split View“ kennen − eine geteilte Ansicht, mit der Sie die in Unterbereichen angezeigten Datensätze filtern und weiter eingrenzen können auf genau das, was Sie suchen!

Standardeinstellungen sind praktisch, aber…

Der Cumulus Datensatzbereich kann in einen oder mehrere Unterbereiche geteilt werden. Standardmäßig bietet Cumulus verschiedene Datensatz-Filter, die die Assets in diesen Unterbereichen auf bestimmte Weise filtern. Diese Standard-Möglichkeiten sind jedoch längst nicht alles. Sehen Sie sich dazu zuerst einmal das Filter-Menü eines Unterbereichs an (siehe folgende Abbildung).

Im Datensatz-Unterbereich der Cumulus Anwendung werden Asset-Datensätze angezeigt, die zu
den im oberen Bereich markierten Assets in Beziehung stehen. In dieser Abbildung haben die
Assets im Unterbereich mit den Assets im oberen Bereich mindestens eine Kategorie gemeinsam,
wie an der ausgewählten Option im Drop-Down-Menü zu erkennen ist. Markiert sind die
Schaltflächen zum Öffnen und Schließen eines Unterbereichs.

Das Filter-Menü eines Cumulus Unterbereichs bietet verschiedene Standard-Optionen wie in der obigen Abbildung zu sehen ist. Sie können zum Beispiel alle Datensätze anzeigen lassen, die Varianten oder Alternativen von Assets sind, die im oberen Bereich markiert wurden. Oder die in den oben ausgewählten Assets enthalten sind oder von ihnen referenziert werden, wie zum Beispiel einzelne Folien einer Präsentation oder Seiten eines Layouts.

Diese Standard-Menüoptionen sind sehr praktisch, aber es geht natürlich noch besser!

Unterbereiche individuell definieren

In der obigen Abbildung hat ein Benutzer mit einem Doppelklick auf die Kategorie „Datasheets“ geklickt, weil er alle darin enthaltenen Datenblätter sehen möchte. Es werden ihm jedoch nicht nur die fertigen PDFs angezeigt, sondern auch die FrameMaker-Dateien der Produktion. Dies liegt daran, dass dieser Kategorie alle Dateien zugewiesen wurden, die für die Produktion der fertigen Datenblätter verwendet wurden (auch Bild-Dateien, die in diesem Screenshot nicht zu sehen sind).

Wie kann der Unterbereich jetzt so gefiltert werden, dass ausschließlich die fertigen PDFs angezeigt werden?

Ganz einfach in nur zwei Schritten, mit denen Cumulus mitgeteilt, was genau im Unterbereich angezeigt werden soll.

Als Erstes wird eine Suchabfrage erstellt, die ausschließlich PDFs findet. Mit dieser Suchabfrage wird der Unterbereich so gefiltert, dass die FrameMaker-Dateien (und alle anderen Dateitypen) nicht mehr angezeigt werden.

Grundlage für das Erstellen neuer Unterbereich-Datensatz-Filter sind gespeicherte Suchabfragen.
In den „Technischen Details“ weiter unten erfahren Sie, wie eine gespeicherte Suchabfrage dazu verwendet wird.

Führen Sie folgende Schritte aus, um selber einen Datensatz-Filter zu erstellen:

1. Öffnen Sie das Suchfenster und konfigurieren Sie es wie in der Abbildung oben.
2. Speichern Sie die Suchabfragen unter einem beliebigen Namen.

Als Nächstes erstellen Sie (über das Einstellungsfenster) einen neuen Unterbereich-Datensatz-Filter, der die neu erstellte Suchabfrage verwendet.

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Einstellungen und klicken auf den Bereich Datensatz-Filter. (Siehe Abbildung unten)
2. Wählen Sie den Filter Assigned to at Least One Same Category aus („Mindestens einer gleichen Kategorie zugeordnete Assets“) und klicken auf Duplizieren. (Auf diese Weise wird ein neuer Filter erstellt.)
3. Geben Sie dem neuen Filter den Namen, unter dem er im Drop-Down-Menü des Unterbereichs angezeigt werden soll.
4. Klicken Sie als Nächstes auf Zusätzliche Suchabfrage verwenden und wählen die Suchabfrage aus, die Sie zuvor erstellt und gespeichert haben.
5. Klicken Sie auf OK, um das Einstellungsfenster zu schließen.

Über das Einstellungsfenster können vorhandene (Unterbereich-)Datensatz-Filter konfiguriert und neue Datensatz-Filter erstellt werden.
Weitere Informationen zu den zur Verfügung stehenden Optionen für Datensatz-Filter finden Sie im Cumulus Client-Benutzerhandbuch.

Sie haben jetzt einen neuen Unterbereich-Datensatz-Filter erstellt. Wie geht es weiter? Hierzu zurück zu unserem Beispiel:

1. Wählen Sie als Erstes den neuen Filter aus dem Filter-Menü des Unterbereichs aus.
2. Jetzt klicken Sie erneut mit einem Doppelklick auf die Kategorie „Datasheets“ (Datenblätter). Wie zuvor werden im oberen Bereich alle Asset-Datensätze angezeigt, die dieser Kategorie zugewiesen sind, einschließlich der Produktionsdateien und Bilder.
3. Wenn Sie jetzt im oberen Bereich ein oder mehrere Assets auswählen, werden im Unterbereich ausschließlich PDFs angezeigt (die dieser Kategorie zugewiesen sind).

Wenn der neu erstellte Unterbereich-Filter „PDFs Only“ ausgewählt ist, werden im Unterbereich
ausschließlich PDFs angezeigt, egal welcher Asset-Datensatz im oberen Bereich markiert wurde.
Eine praktische Möglichkeit, eine Anzeige gezielt weiter einzugrenzen.

Unterbereich-Datensatzfilter und Zugriffsrechte

Die Datensatz-Filter für Unterbereiche sind rechteabhängig. Das heißt über die Benutzerverwaltung kann festgelegt werden, welcher Benutzer welche Filter sehen und darauf zugreifen kann. Benutzer, die keine Einschränkungen für Datensatz-Filter haben, können alle neu erstellten Filter sehen und nutzen. Hat ein Benutzer eingeschränkte Rechte, muss jeder neu erstellte Filter manuell seinem Benutzerkonto hinzugefügt werden. In der folgenden Abbildung ist der Bereich der Cumulus Server-Konsole zu sehen, in dem Sie den Zugang zu den auf Ihrem Cumulus Server verfügbaren Datensatz-Filtern steuern.

Für das hier gezeigte Benutzerkonto ist die Option Zugriff beschränken aktiviert. Das heißt jeder
Datensatz-Filter, auf den ein Benutzer zugreifen können soll, muss seinem Benutzerkonto einzeln
hinzugefügt werden. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, stehen dem Benutzer alle Unterbereich-
Datensatz-Filter des Cumulus Servers uneingeschränkt zur Verfügung.

Technische Details

Was hinter den Kulissen vorgeht, ist eigentlich recht einfach. Alles, was in einem Cumulus Unterbereich angezeigt wird, steht zu den Asset-Datensätzen im oberen Hauptbereich auf irgendeine Weise in Beziehung. Definiert wird diese Beziehung durch die Konfiguration der Menü-Option, die im Filter-Menü des Unterbereichs ausgewählt wird. In unserem Beispiel haben wir Cumulus zuerst so konfiguriert, dass im Unterbereich alle Asset-Datensätze angezeigt werden, die mindestens einer gleichen Kategorie zugeordnet sind wie das/die im oberen Bereich ausgewählten Asset-Datensätze. Auf diese Weise sehen wir im Unterbereich die gesamten Asset-Datensätze der Kategorie, auf die wir per Doppelklick geklickt haben. Mit der erstellten Suchabfrage „PDFs Only“ wird der Unterbereich so eingegrenzt, dass dort nur PDFs angezeigt werden; denn Cumulus führt die Suche auf allen Datensätzen durch, die sonst in dem Unterbereich angezeigt werden würden.

Vorhang auf für Cumulus 8: Wenn Sie von diesem praktischen Feature aus Cumulus 7 beeindruckt sind, können Sie sich auf Cumulus 8 freuen! Es enthält ein ganz neues Feature in ähnlicher Richtung mit noch mehr Power. Cumulus 8 erscheint diesen Sommer!