Hätten Sie gerne eine einfache Menüoption, mit der Sie immer wieder alle Asset-Datensätze finden können, die zum Beispiel „heute“ verändert oder „gestern“ katalogisiert worden sind?

Oder möchten Sie, dass der Cumulus Scheduler jeden Abend nach Assets sucht, deren Lizenzen bald auslaufen, damit Sie diese rechtzeitig erneuern oder die betroffenen Assets offline nehmen können?

Mit Cumulus können intelligente und nützliche Suchabfragen wie diese – mit einer Datums- und Zeitreferenz – einfach erstellt werden. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Power-Tipp.

Assets finden, die in einem bestimmten Zeitraum katalogisiert oder verändert worden sind

Cumulus arbeitet bei der erweiterten Suche mit Variablen (Platzhaltern). So können Sie ganz einfach Suchabfragen mit einer Datums- oder Zeitreferenz erstellen, die beliebig oft wiederverwendet werden können. Jedesmal wenn eine solche Suche durchgeführt wird, ersetzt Cumulus die enthaltene Variable mit dem jeweils aktuellen Wert. Folgende Variablen stehen in Cumulus für Suchabfragen mit Zeitreferenz zur Verfügung:

• $Today – Diese Variable wird bei jeder Suche mit dem aktuellen Datum ersetzt. (Eine weitere Eingrenzung unterhalb der Ebene ganzer Tage (z. B. Stunden, Minuten etc.) ist nicht möglich.)
• $Now – Diese Variable wird bei jeder Suche durch die aktuelle Zeit ersetzt (das aktuelle Datum ist inbegriffen).

Beispiel: Die folgende Suche findet alle Assets, die am Tag der Suche katalogisiert worden sind:

“Asset-Erstellungsdatum” == $Today

Hinweis: „Asset-Erstellungsdatum“ ist ein Cumulus Katalogfeld, in dem das Datum gespeichert wird, an dem ein Asset katalogisiert wurde. Dieses Feld steht immer zur Verfügung, da es beim Katalogisieren automatisch von Cumulus ausfüllt wird. (Das doppelte Gleichheitszeichen (==) steht für einen „Ist gleich“-Vergleich.)

Beide oben genannten Variablen können mit einfachen Additions- und Subtraktionsfunktionen kombiniert werden. Beispiel:

“Asset-Erstellungsdatum” == $Today-1

Diese Suchabfrage findet alle Datensätze, die einen Tag zuvor katalogisiert wurden. Wenn Sie alle Assets finden möchten, deren Lizenzen in 30 Tagen ablaufen, müssten Sie folgende Suchabfrage erstellen:

“Lizenz-Ablaufdatum” == $Today+30

Beispiele für die Variable $Now folgen weiter unten.

So erstellen Sie zeit- und datumsabhängige Suchabfragen

Suchabfragen mit Zeit- und Datumsvariablen werden im erweiterten Modus des Suchfensters erstellt. Öffnen Sie das Suchfenster (Kollektion > Datensätze suchen) und klicken auf Erweitert.

Verwenden Sie das Suchfenster im erweiterten Modus, um Suchabfragen mit Datums- und Zeitvariablen
zu erstellen. Feldnamen, mathematische Operatoren und die hier vorgestellten Variablen können einfach
über Drop-Down-Menüs ausgewählt werden.

Hinweis: Melden Sie sich bei Cumulus als Benutzer an, der berechtigt ist, Suchabfragen zu erstellen. Suchabfragen können sowohl über die Cumulus Native Clients als auch die Web Clients erstellt (und anderen Benutzern zur Mitbenutzung zur Verfügung gestellt) werden.

Im linken Bereich des erweiterten Suchfensters befinden sich die Schaltflächen, über die die Drop-Down-Menüs Felder und Symbole geöffnet werden. Das Menü Felder enthält alle Felder aus Ihrem Katalog. Das Menü Symbole enthält mathematische Operatoren und Variablen, die Sie für die Suchabfragen einsetzen können.

Hinweis: Über die Schaltfläche Standard gelangen Sie zurück in den Standardmodus des Suchfensters.

So erstellen Sie eine Suchabfrage, mit der alle Assets gefunden werden, die „heute“ katalogisiert worden sind:

1. Wählen Sie im Menü Feld “Datensatz-Erstellungsdatum” aus.
2. Wählen Sie aus dem Menü Symbole den Operator „==“ (oder geben Sie per Tastatur zwei Gleichheitszeichen in das Textfeld ein).
3. Wählen Sie aus dem Menü Symbole die Variable „$Today“ (oder geben Sie per Tastatur $Today in das Textfeld ein).

Ihre erstellte Suchabfrage sollte jetzt wie folgt aussehen:

“Asset-Erstellungsdatum” == $Today

Hinweis: Suchabfragen werden im erweiterten Modus in Form von Text erstellt. Sie können daher alle in diesem Power-Tipp verwendeten Suchbeispiele direkt in Ihr Suchfenster kopieren und die Suche ausführen. Achten Sie darauf, dass die Feldnamen wie in den hier genannten Beispielen in Anführungszeichen stehen.

Kicken Sie auf Suchen, um die Suche auszuführen und alle Assets zu finden, die „heute“ katalogisiert worden sind.

Um eine erstellte Suchabfrage zu speichern, klicken Sie auf das Menü mit der Diskette links oben im Suchfenster. Wahlweise können Sie die Suche auch anderen Benutzern zur Mitbenutzung zur Verfügung stellen. Durch die Verwendung der Variable $Today (anstelle der manuellen Eingabe des aktuellen Datums) kann die Suchabfrage immer wieder verwendet werden.

Suchabfragen mit Zeitangaben

Die Variable $Time kann mit Zeitbezeichnern kombiniert werden, um zeitliche Werte anzugeben. Diese Bezeichner werden direkt hinter den in der Suchabfrage verwendeten numerischen Wert gesetzt. Beispiele:

• $Now+1d Genau in 24 Stunden vom aktuellen Zeitpunkt aus (1d = 1 day).
• $Now-1d12h Vor 36 Stunden (1 “day” und 12 “hours”).
• $Now-6h15m30s Vor sechs Stunden (h) , 15 Minuten (m) und 30 Sekunden (s).

Wenn keine Zeitbezeichner verwendet werden, geht die Variable $Now von Sekunden aus. $Now+1 würde „Jetzt in einer Sekunde“ bedeuten –nicht besonders nützlich. $Now-300 würde zwar nach Datensätzen vor fünf Minuten suchen (300 Sekunden), viel einfacher ist aber $Now-5m.

Hinweis: Die Variable $Today ist nur mit ganzen Tagen kombinierbar. Ein Bezeichner ist daher nicht notwendig. Die Eingabe $Today-1d funktioniert zwar genauso wie $Today-1, das „d“ kann jedoch genau so gut weggelassen werden. Nicht möglich ist z. B. eine Suche wie $Today-1h. Sie findet nicht, was vor 25 Stunden katalogisiert wurde, sondern gar nichts.)

Nach Zeitspannen suchen

Sie möchten Assets finden, die in bestimmte Zeitspannen fallen? Zum Beispiel „in den nächsten 30 Tagen“ oder „vor mehr als 12 Stunden“? Auch solche Suchabfragen sind möglich. Sie unterscheiden sich nur in einem Punkt von den bereits besprochenen Suchabfragen: Es wird ein anderer Operator für den Vergleich verwendet. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Möglichkeiten Cumulus bietet.

Sie sind noch nicht ganz vertraut mit der booleschen Logik? Es ist eigentlich ganz einfach. Lesen Sie den Code einfach von hinten nach vorne. Sehen Sie sich noch einmal Beispiel 1 an:

• $Today-30 − Betrachten Sie als Erstes die Zeitreferenz. In diesem Beispiel ist es „vor 30 Tagen“.
• >= – Jetzt gehen Sie zu dem Operator. In diesem Fall ist es „größer als oder gleich“.

Dieses Beispiel ist also eine Suche nach Asset-Datensätzen, deren Erstellungsdatum größer oder gleich „vor 30 Tagen“ ist. Mit diesem Ansatz des Rückwärtslesens können Sie ganz einfach neue Suchen erstellen: Eine Suchabfrage, die zum Beispiel alle Datensätze von Assets finden soll, die innerhalb der nächsten Woche fertiggestellt werden müssen, sähe so aus:

• Zeitreferenz – $Today+7
• Operator – Jedes Datum innerhalb der nächsten sieben Tage ist kleiner als (oder gleich) $Today+7. Verwendet wird also der <= Operator (kleiner als oder gleich).
• Ergebnis – “Fristablauf Fertigstellung” <= $Today+7

Mit dieser Suchabfrage finden Sie wie erwartet alle Asset-Datensätze, deren Fristablauf jetzt oder innerhalb der nächsten Woche ist. Aber es werden auch alle Datensätze gefunden, deren Fristablauf in der Vergangenheit liegt, denn auch für sie gilt „kleiner als heute in sieben Tagen“. Wenn diese Assets von der Suche ausgeschlossen werden sollen, muss die Suchabfrage um eine Bedingung erweitert werden. Beispiel:

“Fristablauf Fertigstellung” <= $Today+7 && “Fristablauf Fertigstellung” >= $Today

Der Operator && (und) verknüpft zwei (oder mehrere) Suchbedingungen. Es werden jetzt nur Asset-Datensätze gefunden, die beide Bedingungen erfüllen. Somit werden nur die Datensätze gefunden, deren „Fristablauf“ kleiner als heute in sieben Tagen ist und heute oder nach heute ist.

Wenn Cumulus zwei Bedingungen berücksichtigen soll, jedoch nur eine der beiden zutreffen muss, kann der Operator || (oder) verwendet werden. Es werden alle Datensätze gefunden, die eine der beiden Bedingungen erfüllen. Beispiel:

“Datensatz-Änderungsdatum” == $Today || “Datensatz-Änderungsdatum” == $Today-1

Mit dieser Suchabfrage werden alle Datensätze gefunden, die heute oder gestern verändert worden sind.
Aber das sind noch nicht alle Möglichkeiten! Auch mehr Suchbedingungen sind möglich (im Folgenden zur besseren Darstellung in drei separaten Zeilen dargestellt):

“Datensatz-Erstellungsdatum” == $Today ||
“Datensatz-Erstellungsdatum” == $Today-1 &&
“Dateiformat” == “JPEG Bild”

Mit dieser Suche können Sie schnell alle JPEG-Dateien finden, die gestern oder heute katalogisiert worden sind!

Mehr zu Suchabfragen

Sie wissen jetzt, wie Sie zeitsparende Suchabfragen erstellen können. Aber wissen Sie auch, welche weiteren Möglichkeiten Cumulus für gespeicherte Suchabfragen bietet?

• Suchabfragen im Drop-Down-Menü – Stellen Sie Ihre komplexen Suchabfragen (über Rechte) anderen Benutzern zur Mitbenutzung zur Verfügung. Suchabfragen, für die ein Benutzer die entsprechenden Rechte hat, stehen ihm über die Cumulus Symbolleiste im Drop-Down-Menü links neben der Schnellsuche zur Verfügung.
• Cumulus Scheduler – Verwenden Sie gespeicherte Suchabfragen als Basis für Cumulus Scheduler Aufgaben. Beauftragen Sie Cumulus mit der Überprüfung offener Lizenzfragen oder anderen wichtigen Aufgaben.
• Live Filtering – Wenn Ihr Cumulus Server die leistungsstarke Live Filtering Funktion beinhaltet (dynamische Rechte auf der Basis von Regeln), können Sie die erstellten Suchabfragen als Grundlage für eine „gefilterte“ Ansicht verwenden, so dass bestimmten Benutzern (oder Gruppen) nur bestimmte Datensätze angezeigt werden. Wenn zum Beispiel einzelne Benutzer oder Gruppen nur Assets sehen sollen, deren Lizenzen noch mindestens ein Jahr gültig sind, wissen Sie jetzt, wie das geht!

Dieser Power-Tipp gilt für alle Editionen ab Cumulus 7.