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Astuce: Recherche Rapide n’importe où, ou partout !

Par Canto_France ⋅ June 23, 2009 ⋅   ⋅ Poster un commentaire

La recherche Rapide de Cumulus fonctionne de la même manière que les moteurs de recherche Internet : vous tapez un terme dans un champ texte et vous voyez apparaître les résultats en fonction de ce que vous avez saisi. Assez facile.

Cependant, et contrairement à la recherche sur Internet, la Recherche rapide ne regarde pas “partout”. Au lieu de cela, les utilisateurs de Cumulus peuvent choisir les champs qui sont pris en compte lors de la recherche. Un graphiste réalisant des mises en page, par exemple, préfère probablement rechercher sur des mots-clés, alors qu’un éditeur de métadonnées, recherche plutôt sur l’état ou le nom du photographe. En d’autres termes, un utilisateur pourrait avoir besoin de la photo d’une “rose”, tandis qu’un autre aurait besoin de photos prises par “Rose”.

La Recherche Rapide cherche, par défaut, dans les champs de catalogue suivants :

• Nom de l’Enregistrement
• Texte du document (ajouté aux champs par défaut de Recherche Rapide, depuis Cumulus 7.6)
• Notes
• Mots-clés
• Catégories

Les utilisateurs peuvent modifier ces champs, ajoutant autant de champs qu’ils veulent, mais il y a un raccourci disponible lorsque vous voulez que les utilisateurs soient capables de rechercher dans un ensemble de champs que vous choisissez, ou même éventuellement, dans la totalité des champs de métadonnées de vos catalogues.

La réponse se trouve dans un concept que nous appellerons champ “dépôt” de métadonnées.

La Magie du Champ “Dépôt” de Métadonnées

En utilisant un champ de formule, Cumulus peut automatiquement copier le contenu de tous les champs dont vous avez besoin dans un seul champ de métadonnées à chaque fois que l’enregistrement d’asset est mis à jour. Par la suite, lorsque vous effectuez une recherche sur ce seul et unique champ, cela équivaut à ajouter tous ces différents champs dans vos recherches.

Tout champ de métadonnées texte peut être utilisé en tant que champ “dépôt”, mais pour des raisons de simplification, nous allons transformer, dans cet exemple, le champ standard Cumulus ‘Notes’ en champ dépôt. Si vous utilisez votre champ ‘Notes’ à d’autres fins, choisissez un autre champ ou ajouter un nouveau champ texte dans votre catalogue pour l’utiliser en tant que champ dépôt.

Ainsi le processus est encore plus simple puisque vous n’avez même pas besoin d’ajouter le champ dépôt dans un quelconque profil d’affichage ! (En fait, vous ne voudriez probablement pas le faire, parce que son contenu ne devrait pas être édité par les utilisateurs). Cumulus fera la recherche dans ce champ en arrière plan, de façon complètement invisible pour les utilisateurs, et ils trouveront ce dont ils ont besoin.

Création de la Formule de Champ

Tout d’abord, afin d’ajouter ou de modifier une formule de champ, vous devez avoir les permissions utilisateur appropriées, ou vous connecter au catalogue Cumulus en tant qu’administrateur du catalogue. Une fois que votre catalogue est ouvert :

Désactivez la propriété ‘Modifiable’ de votre champ dépôt car seul Cumulus devrait modifier son contenu.

1. Ouvrez la fenêtre Préférences, puis cliquez sur l’icône de la section Paramètres Catalogue.
2. Ensuite, localisez le champ ‘Notes’ (ou tout autre champ de type texte que vous voulez utiliser), et désactivez sa case à cocher “Modifiable”.
3. Cliquez sur le bouton Propriétés puis sur l’onglet Valeurs de Champ.

Entrez la formule que vous voulez et accédez facilement aux noms des champs
de votre catalogue et aux différentes fonctions de formule Cumulus, à partir des
menus déroulants disponibles.

L’image ci-dessus montre la partie de la fenêtre où nous allons entrer notre formule.
Avant de déterminer quels champs nous voulons voir copiés dans le champ dépôt, jetons un coup d’œil sur cet exemple de formule qui réalise ce dont nous avons besoin :

Cette formule (que vous pouvez copier et coller dans Cumulus, directement depuis cette page Web) demande à Cumulus de :

1. Copier le contenu du champ Auteur dans ce champ, ajouter un espace, puis
2. Copier le contenu du champ Légende dans ce champ, ajouter un espace, puis
3. Copier le contenu du champ Notice Copyright dans ce champ, ajouter un espace, puis
4. Copier la valeur du menu Statut dans ce champ.

Nous ajoutons à chaque fois un espace, afin de séparer les valeurs des différents champs. Le signe ‘plus’ prévient Cumulus que vous allez ajouter une autre valeur. Remarquez sur la dernière ligne la différence, nécessaire pour obtenir la valeur d’un champ Liste Texte et non l’index dans la liste des valeurs du champ Liste Texte.

Le terme “fieldValue” est une fonction qui accède à la valeur dans le champ de catalogue spécifié. Pour plus de détails sur son utilisation (ou l’utilisation de toute autre fonction), placez votre curseur dans le mot représentant la fonction et tapez Ctrl-Q. Une fenêtre d’aide apparaîtra. (Voir les autres commandes sous le menu déroulant Fonctions).

En utilisant cette formule exemple comme modèle, ajoutez les champs Liste de Texte ou Texte que vous souhaitez de votre catalogue.

Dans la section “Lors d’une erreur de Formule” de la fenêtre de propriétés du champ, vous pouvez spécifier de quelle façon vous voulez que Cumulus traite des conditions d’erreur, comme des erreurs dans la syntaxe. Cela peut être utile pour vous aider à déboguer tout ce qui ne fonctionne pas correctement.

Astuce : Utilisez le menu déroulant Champs pour voir la liste de tous les champs de votre catalogue.

Voir la Formule en action

Comme mentionné précédemment, vous n’avez pas besoin d’ajouter votre champ dépôt dans aucun des profils d’affichage, mais l’image ci-dessous comprend le nôtre, à des fins d’illustration.

Ce profil d’affichage montre les quatre champs utilisés pour remplir ce champ dépôt ‘Notes’. Les couleurs montrent comment les
valeurs sont ajoutées dans le champ, prêts pour une recherche sur un seul champ à partir des valeurs provenant de plusieurs
champs.

Chaque fois que cet enregistrement est mis à jour, le contenu de chacun de ces champs est copié dans le champ ‘Notes’, que nous utilisons comme notre champ dépôt.

N’oubliez pas que, si le champ que vous choisissez comme votre champ dépôt n’est pas l’un des champs par défaut de la Recherche Rapide, assurez-vous de l’ajouter, et de rappeler aux autres utilisateurs de faire de même.

Gardez à l’esprit aussi que vous pouvez rechercher dans votre champ dépôt en utilisant la fenêtre de Recherche. Et que vous pouvez créer autant de champs dépôt que ce dont vous avez besoin, chacun contenant les valeurs qui vous sont nécessaires.

Tags: Découverte de Cumulus 8!, Champ Dépôt, Recherche Rapide

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